Expertentipps für effektives Projektmanagement in der Regierung

Experten geben eine Reihe von Empfehlungen, die Führungskräften und Mitarbeitern helfen können, effektives Projektmanagement durchzuführen. Zu den Tipps gehören die Forderung nach der Zustimmung von Top-Führungskräften von Unternehmen, das Verständnis von Risiken zu Beginn des Projekts und die Anwendung einer Mischung aus Strategien.

Hier finden Sie einige zusätzliche Empfehlungen und Tipps von Experten:

1. Zustimmung der höheren Führungsebene für die Struktur und Strategien suchen: Führungskräfte müssen die Prinzipien eines guten Projektmanagements verstehen und die Gesamtstrategien genehmigen, um Projekte zu erledigen. Ohne diese Genehmigung ist die finanzielle und andere Unterstützung für die Arbeit vorläufig und kann jederzeit aufgegeben werden. Die Unterstützung durch Führungskräfte wird sich auch in mehr Unterstützung von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen niederschlagen.
   
   „Die Zustimmung (für das Projekt und die Prozesse) sollte auf oberer Ebene beginnen und nicht unten“, sagt Senapathy vom Project Management Training Institute.
   
   „Die Regierung muss die Disziplin des Projektmanagements von der oberen zur unteren Ebene betonen“, sagt Ramirez vom Institute for Neuro & Behavioral Project Management. „Und es muss ein fokussierter Bereich sein – genauso fokussiert wie Sicherheit, Kostenmanagement, die Produktion des technischen Produkts, das Sie liefern oder herstellen.“
2. Denken Sie an alle Stakeholder, auf die sich das Projekt auswirken könnte, und hören Sie ihnen zu: Eine Vielzahl von Personen kann von einem Projekt betroffen sein – über eine Behörde hinaus und sogar über die Endnutzer hinaus. Es ist wichtig, alle Beteiligten zu verstehen und zu verstehen, wie sie auf die Arbeit reagieren könnten.
   
   „Stakeholder repräsentieren jede Person oder Gruppe, die von dem Projekt und seinen Ergebnissen betroffen ist oder sich selbst als betroffen sieht“, sagt Townsend vom Project Management Institute. „Die Stakeholder können jeden Aspekt eines Projekts beeinflussen, einschließlich seiner Pläne, Kosten und des Zeitplans. Es ist wichtig, zu verstehen, wer die Stakeholder sind, wie man mit ihnen interagiert und wie man potenzielle Konflikte zwischen ihnen ausgleichen kann.“
3. Erstellen Sie einen Plan und geben Sie eine klare Richtung vor, bevor Sie beginnen: Wenn Sie Agile-Methoden verwenden, um ein Projekt voranzutreiben, wird sich die Planung wahrscheinlich von anderen Projektmanagementmethoden unterscheiden. In jedem Fall müssen Sie sich große Ziele setzen und sicherstellen, dass Ihr Team diese Ziele versteht.
   
   „Zu früh zu beginnen kann bedeuten, dass Ziele unklar sind oder missverstanden werden und wichtige Anforderungen übersehen werden“, sagt Townsend. „Eine gute Planung im Voraus mit regelmäßigen Überprüfungen des Plans während des Projektlebenszyklus kann einen großen Unterschied in der Erfolgsquote machen.“
4. Fortschritte gut überwachen: Vor allem im traditionellen Projektmanagement ist es unerlässlich, dass das Team Benchmarks, Fristen und Fortschritte überwacht.
5. Schnelle Anpassungen basierend auf Überwachung: Ihr Team muss schnell Anpassungen vornehmen, wenn Ihre Überwachung versäumte Benchmarks oder Fristen oder andere Probleme anzeigt. Dies gilt insbesondere für Regierungsprojekte, bei denen große Budgets erforderlich sein könnten.
   
   „Je früher Ihnen Dinge auffallen, desto besser sind Sie bei der Prävention (von Problemen) und der Verschwendung von Millionen von Dollar“, sagt Senapathy.
6. Seien Sie selektiv: Versuchen Sie nicht, eine breite Palette von Projekten durchzuführen, die sich auf viele Behördenabläufe gleichzeitig auswirken. Wählen Sie Projekte aus und erhalten Sie die Zustimmung der Führung, die den Betrieb in einem bestimmten Bereich verbessern können. Auf diese Weise verursachen Sie kein Chaos im gesamten Unternehmen.
7. Haben Sie eine Vision Ihres Erfolgs: Stellen Sie sich einen Weg zum Projektergebnis vor und artikulieren Sie, wie dieses Ergebnis aussehen wird. Sie können dies teilweise tun, indem Sie den Umfang des Projekts festlegen.
8. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt das bietet, was der vorgesehene Empfänger benötigt: „Am wichtigsten ist, dass ein gutes Projektmanagement sicherstellt, dass das Ergebnis den Bedürfnissen seiner beabsichtigten Begünstigten entspricht“, sagt Townsend. „Wenn ein Ergebnis mit allen versprochenen Funktionen schnell erreicht wird, aber nicht den Bedürfnissen der Personen entspricht, die dieses Ergebnis verwenden werden, ist das Projekt gescheitert.“
9. Stellen Sie Ihr „A-Team“ zusammen: Wählen Sie einige der klügsten Köpfe Ihres Unternehmens für das Projektteam aus – auch wenn ihre Stellenbeschreibung nicht darauf hindeutet, dass sie sich dafür eignen. Die klügsten Köpfe können sich größere Ziele setzen und echte Innovationen fördern.
10. Integration von Mitarbeiterentwicklung und Karrierezielen in das Projektmanagement: Mitarbeiter reagieren entschlossener auf Projektarbeit, wenn ihre Stellenbeschreibungen und Prämien von ihrer Projektmanagementarbeit beeinflusst werden.
    
    „Es muss Motivation von Einzelpersonen geben, mehr Verantwortung für den Projekterfolg zu übernehmen“, sagt Senapthy.
11. Denken Sie an die Verhaltensökonomie und die Wissenschaft des menschlichen Verhaltens: Fortschritte bei jeder menschlichen Arbeit müssen berücksichtigen, wie Menschen Entscheidungen treffen, sagt Ramirez vom Institute for Neuro & Behavioral Project Management. 
    
    „Wir konzentrieren uns nicht genug auf das Verhalten“, sagt er. „Fortschritte in der Regierung, im privaten Sektor oder in jeder Organisation werden langsamer sein, wenn Sie die menschlichen Faktoren, die in sie einfließen, nicht einbeziehen.“ Das bedeutet, dass Unternehmen darüber nachdenken müssen, warum Menschen die Entscheidungen treffen, die sie treffen, einschließlich finanzieller Anreize, Arbeitsplatzsicherheit und Übereinstimmung mit Vorgesetzten.
12. Kennen Sie die Risiken, die mit Ihrem Projekt verbunden sind: Zu Beginn eines jeden Projekts müssen Projektmanager und Teammitglieder die Risiken und Herausforderungen bewerten, die mit dem Projekt verbunden sind. Von dort aus nehmen Sie Anpassungen vor oder ergreifen andere Maßnahmen, um mit diesen Risiken umzugehen.
    
    „Das Risikomanagement berücksichtigt Faktoren, die sich negativ oder positiv auf ein Projekt und seine Ergebnisse auswirken können“, sagt Townsend. „Einige Risiken können Projekte aus der Bahn werfen, während andere es Teams ermöglichen, die Leistungserbringung zu beschleunigen oder zu steigern. Ein gutes Risikomanagement hält diese Bedrohungen und Chancen während des gesamten Projekts transparent, damit das Team Risiken mindern und Chancen nutzen kann.
    
    “ Ramirez sagt, dass einige Risikoanalysen jedoch nicht weit genug gehen, um menschliche Faktoren zu berücksichtigen. Dies umfasst negative Anreize, Risiken in einigen Bereichen zu erkennen, wie sich ein Risiko auf ihre Arbeit auswirken könnte, oder die Meinungen und Ansichten oder ihre Vorgesetzten in der Behörde. 
    
    „Es gibt viele Anreize dagegen, zusätzliche Risiken zu berücksichtigen“, sagt Ramirez. Diese Fehlanreize müssen von den Projektmanagern behandelt und berücksichtigt werden, sagt er.
13. Klein anfangen und nach oben skalieren: Wenn Ihre Agentur gerade erst damit beginnt, ein formelles Projektmanagement einzusetzen, sollten Sie mit einem kleineren Projekt beginnen. Das Testen des Prozesses an einem kleineren oder kurzfristigeren Projekt ermöglicht es den Teammitgliedern, Prozesse zu verstehen und zu optimieren, bevor sie zu einem größeren Projekt übergehen.
14. Seien Sie flexibel und bereit, eine Mischung aus Strategien einzusetzen: „Ein reales Projekt muss flexibel sein“, sagt Senapathy. Das kann bedeuten, dass Projektmanager für einen Teil des Projekts ein traditionelles Projektmanagement-Framework wie Waterfall und dann für einen anderen Teil ein Agile-basiertes Scrum-Framework verwenden. „Halten Sie die Prozesse flexibel“, sagt er. (Um mehr über die verschiedenen Projektmanagementmethoden zu erfahren, lesen Sie „ Was ist der Unterschied? Agile vs Scrum vs Waterfall vs Kanban.“)
    
    Da Projekte im Allgemeinen nie in einen theoretischen Bereich eines Frameworks fallen, ist es in der Regel in Ordnung, traditionelle und agile Methoden zu kombinieren, um die maximale Leistung aus dem verfügbaren Budget und Zeitplan zu erzielen“, sagt Senapathy.