What Is Creative Project Management?
Creative project management (CPM) is the process of guiding a team's effort to complete a project while fostering an environment that encourages creative ideas to flourish. This process involves balancing structured planning with the flexibility needed to embrace creative development.
The Difference Between Creative Project Management and General Project Management
Creative project management focuses on leading teams in environments such as marketing or advertising, where nurturing creativity is crucial. Traditional project management typically involves a more structured process used in fields such as construction or software development.
While these two styles have a different approach, they share the same core lifecycle and can be integrated to enhance business success and project outcomes.
Traditional project management follows a clear roadmap from beginning to end, wherein a project manager identifies roles, tasks, tools, and resources. Over the years, PMs have established and created this formal end-to-end process. Creative projects, however, don’t produce bridges or buildings. Advertising agencies, creative studios, and marketing departments are filled with idea people. Because creative projects aren’t measured by technical specifications, project managers from other industries often struggle with creative projects.
Jillian Knoepfel, Content Operations Manager at Smartsheet, explains the difference from the project manager perspective: “A creative project manager should carry out the same foundational duties that are expected from a general project manager. They should ensure that the project is on track and on budget; they should be certain that stakeholders and teams have the right information at the right time. With a holistic view of all the project components, they should be making sure that all the moving parts and people involved are connecting at the right touchpoints and advancing toward the same goal. In addition, the creative project manager should take the general project management role one step further by leveraging their knowledge of creative processes and their empathy for creative teams to deliver a project successfully.”
Like traditional projects, creative projects are time bound — they have start and end dates. So, in addition to meeting time constraints, PMs also have to manage costs and work within those boundaries. Moreover, creative project managers have to face a further challenge because creative projects are often interrelated, with tasks and activities that depend on one another.
Here are the major characteristics of creative projects:
- Creative Work Is Subjective: Creative work is hard to quantify. There are few metrics or key performance indicators (KPIs) for a good design. While nothing supersedes high-quality work, “quality” is hard to define. Establish criteria with objective language, but leave room for the creative process to evolve during a project.
- Creative Projects Are Unique: They may be similar to other projects, but they are never identical. One advertising campaign can build on elements of another, but each project is unique and you must approach each accordingly.
- Creative Projects Require Special Communication Skills: You have to translate what your clients need into specific tasks that the team can accomplish. When you manage a project, you need shared vocabulary, so you can explain what works and what doesn’t.
- A Creative Project’s Objectives Are Often Undefined: The objectives of your project are driven by the goals of the project. They need to be specific and measurable. One way to arrive at these objectives is to follow the SMART process: specific, measurable, achievable or attainable, realistic, and time bound. Learn more about writing SMART objectives and use this SMART goals template to help you.
- Creative Projects Rely on Collaboration: Unlike technical projects, which typically follow a straightforward process, creative projects are highly collaborative, unleashing creativity. In successful projects, everyone works together because collaboration is baked into every facet of the team. Involve team members when setting targets and evaluating and assigning roles. Nurture the less engaged and introverted members of the team. Encourage senior members of your team to mentor the less experienced staff. From the kickoff meeting (when you align your departments with the project goals) to the final presentation, you can monitor collaboration with regular team meetings and smaller group check-ins.
- Creative Projects Change Frequently: Clients may change their minds about what they want. Team members may have a better idea about the direction of a project. The vision of your stakeholders might not line up with your team’s creativity. While change is inevitable in any project, strong client onboarding can help you avoid surprises later. At the same time, leave enough wiggle room for creative flexibility within the project. Don’t commit to so many specifics that your team won’t be able to put its best work forward.
“If it’s true that project management is like herding cats, creative project management is like herding toddlers that are determined to draw on your walls in crayon,” says Nuala Turner, editor at The Digital Project Manager. “You still need to get everyone working to achieve the project goal on time, but you also need to leave space for creativity, which isn’t always a predictable or linear process.”
Check out this creative operations management guide for additional information on how to streamline your internal creative operations and reap the benefits of creative operations management.
Creative Project Management Process
Creative project management adapts the traditional project management cycle to meet the unique demands of creative projects. While it follows the familiar steps of initiation, planning, execution, monitoring, and closure, creative project management incorporates specific nuances at each stage.
These adjustments ensure that the creative process remains flexible and open to innovation, while still providing the structure needed to meet project goals and deadlines effectively.
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet, explains where the differences in the project management cycle are most notable: “The foundational stages of project management, including scoping, conceptualization, and development, remain consistent. However, the process of gathering requirements differs significantly, especially for external agencies. These agencies must conduct more extensive requirement gathering to address all the technical aspects they neither control nor manage directly. This process requires engaging with a variety of stakeholders and adjusting the scope and details of deliveries based on client payments. Because of the number of deliveries, the types of files you deliver, and the level of detail required in each phase, the delivery stage in a CPM cycle is also different than that in a traditional PM cycle. In fact, you must manage all stages quite carefully in order to meet these expanded requirements.”
“For creative projects, the initiation and planning phases often take up a significant amount of time, leaving little room for execution. It's common for planning to consume 80 percent of the timeline, which can cramp the execution phase. As a project manager, you need to ensure that you’re allocating enough time for actual project execution,” explains Cinthya Ramírez, Creative Project Manager at Smartsheet. "Creative project management must be flexible because creative work, such as designing a video or a webpage, isn't just about following a strict process. It involves generating ideas and revisions based on feedback, which can sometimes significantly alter the project timeline."
Creative Project Management for Creative Teams
Project managers guide the work, but the team makes projects come to life. Therefore, your success depends on fostering an environment that nurtures creatives and encourages collaboration. Your company’s culture is critical to setting a tone of transparency and sharing.
The secret ingredients are your vision and philosophy for bringing people together and giving everyone a voice.
This approach plays out in how you establish your creative workflow. You’ll need to clarify roles and responsibilities to avoid duplication or conflict, while also encouraging collaboration. As you map out the workflow to support a project’s scope, make room for both creativity and efficiency. And consider software tools that work best for your team’s structure and style. Learn more about creating and implementing a creative workflow for your organization below.
When comparing a creative agency with an internal creative team, there are many qualities that overlap, but also multiple differences that impact the way in which creative projects are managed. The following table highlights some of the key differences between the two, as identified by Knoepfel:
Characteristic | Internal Creative Team | Creative Agency |
|---|---|---|
| Focus and expertise | An internal team typically has a deeper understanding of the company's brand, culture, and long-term business goals. It can develop customized content more quickly, i.e., content that aligns closely with the company’s strategic objectives. | An agency often brings a broader range of experiences and industry best practices due to working with a diverse set of clients. It can provide fresh perspectives and ideas that an internal team might overlook. |
| Scalability and flexibility | An internal team may have limitations in scaling up quickly due to hiring constraints and budget limitations. However, it offers more stability and continuous availability. | An agency may take more time to get up and running on projects due to onboarding. However, once fully briefed, it can scale resources up or down depending on the project needs, providing greater flexibility for short-term and large-scale projects. |
| Creativity and innovation | While highly knowledgeable about the brand, an internal team might become entrenched in company norms and less likely to challenge the status quo, potentially limiting creativity. | An agency often brings a fresh, outsider perspective that can spur innovation and creative solutions. Its exposure to different industries and trends can lead to more diverse and cutting-edge ideas. |
| Turnaround time and efficiency | An internal team’s familiarity with internal processes and direct access to other departments can lead to faster decision-making and execution for certain projects. However, it may also get bogged down by internal bureaucracy. | While, initially, an agency might need more time to understand the brand and its needs, it often has well-honed processes for delivering high-quality work efficiently. However, the need for coordination and communication with the client can sometimes slow things down. |
| Cost structure and benefits | An internal team usually consists of salaried employees, leading to predictable and often lower long-term costs. However, its initial setup and ongoing overhead (salaries, benefits, training) can be significant. | An agency tends to work on a project or retainer basis, which can be expensive but offers flexibility. Costs are more variable and can be high for specific campaigns, but there is no ongoing overhead when an agency is not in use. |
Creative Project Management for Creative Agencies
Successful creative agencies have built reliable processes, so they avoid starting from scratch with every project. But an agency’s process varies with client requirements. The most successful agencies are fanatical about their process because they’ve learned what works.
Make sure that your process reflects your core communication and collaboration values and that it includes the following:
- A meeting and feedback schedule that involves clients at every stage
- Regular status updates to both internal and external stakeholders
- A main point of contact between the client (external) and your team (internal)
- An agency project manager who contributes at each step of the process
- Research for your project that mines qualitative data from your agency’s database and analyzes data from other sources
“Projects at creative agencies often have less flexible deadlines, tighter budgets, and fewer resources at their disposal than projects undertaken by internal creative teams,” explains Turner. “There’s less time and freedom to come up with creative concepts, and you’re often beholden to client demands, which typically aren’t all that creative. This means that project managers have to keep a tighter leash on their team when it comes to concepting and ideation and have to keep a closer eye on the timeline.”
“Project management in creative agencies tends to be more dynamic and deadline-driven due to diverse clients, while internal creative teams often have the advantage of intimate brand familiarity,” says Gianluca Ferruggia, General Manager at DesignRush. “This deep understanding can allow for greater flexibility and experimentation.”
Creative Project Management Best Practices
Unlike conventional project management best practices, creative PM best practices require consideration of the following factors: Creative work is subjective; creative projects are unique; creative projects require special communication skills; a creative project’s objectives are often undefined; creative projects rely on collaboration; and creative projects change frequently.
Turner’s best practices suggestions focus on three areas:
- Resource Allocation: “You need to pay attention to creative skills when allocating resources. Just because your designer can do UX work, that doesn’t automatically mean they can also craft a print ad. Make sure to assign work according to the team member’s creative expertise. This will help you keep to your timeline and ensure the team stays engaged in its work.”
- Time Estimates: “Pad your time estimates, especially for the concept and ideation stages. It can take time for creative inspiration to strike. Give your team a bit of extra time to come up with something great, but know when to cut it off and focus on the essentials. This way, you’ll strike a balance between staying on track with your timeline and coming up with a creative idea that will wow stakeholders.”
- Feedback: “Be mindful when giving feedback on creative work. Creative team members often feel emotionally attached to their work, so make sure you are constructive and encouraging with feedback. If you aren’t, team members might feel less safe sharing off-the-wall ideas, and you don’t want to stifle creativity.”
“A CPM shares many of the same best practices as a general PM. However, the following two abilities in particular set a successful CPM apart: being able to continuously develop skills to best support a creative team; and being able to give the team the tools to manage the underlying processes of a project and deliver it successfully,” says Knoepfel. “By leveraging a project management or work collaboration system that seamlessly connects to resource management and digital asset management tools, a CPM is better positioned to establish and automate consistent workflows, manage timelines and creative reviews, store and distribute creative digital assets, and remove roadblocks, so the creative team can focus and innovate.”
“In my experience, successful creative project management practices include communicating clearly , providing adequate scaffolding, understanding team dynamics, and maintaining a balance between delivering the client's vision and preserving creative integrity,” says Ferruggia. “One key consideration when managing creative projects is accounting for iterations and creative blocks. Scheduling buffer time and fostering an open, feedback-driven environment are essential to nurturing the creativity of the team.”
Cinthya Ramirez highlights the importance of setting clear expectations early. “In creative projects, it's crucial to set the right expectations about timing and process from the outset. To do this, you must be up front about the rounds of feedback and revisions, which helps manage stakeholder expectations and prevents last-minute rushes that can compromise the quality of creative output." She adds that “creative projects require ongoing communication and checks with stakeholders in order to monitor progress and make necessary adjustments. Effective project management integrates these checks into the workflow to ensure that everyone is aligned and the project stays on track."
Communication is vital, not only with stakeholders but also within creative teams. Sharing information is paramount to a project’s success. “Creativity Management from the Ad Agency Perspective,” a study from the Lulea University of Technology, concluded that the right communication process boosts creativity. As the authors explain, “It is important to keep an open flow of communication and stress the significance of internal communication between all levels. An open flow of communication smooths the sequence of work and sustains a high level of creativity in the workplace. Our findings motivate us to believe that communication is the utmost underlying cause for encouraging creativity in the workplace.”
Creative Project Management Examples
Creative project management prioritizes flexibility and creativity. Due to the unique demands of creative projects, which require specialized approaches and adaptability, a PM must employ project management strategies that are tailored distinctively to these demands.
“Creative projects involve more collaboration than non-creative projects. Project managers can facilitate collaboration by holding weekly brainstorm meetings and building multiple rounds of feedback into the creative process. Also, as requirements for creative projects tend to be more ambiguous, project managers need to be more diligent about getting approvals and direction from clients or project sponsors and must clearly communicate that information to their team,” explains Turner. “Keeping a creative team motivated is more nuanced than doing such with a non-creative team. Inspiration can strike at any time, but so can creative blocks. Project managers can facilitate short daily team-building exercises or brain warm-ups like word association games to get the creative juices flowing.”
“At our agency, we approach CPM as a dynamic process, which means extensive collaboration and brainstorming sessions. At the same time, we allow more flexibility and iteration, which often involves a lot of adjustments during the development process,” explains Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design. “Plus, the project manager is prepared for any unexpected changes and is open to trying new approaches on the go. This can make the timeline less predictable but ultimately leads to a more innovative final product.”
“Creative project management, unlike general project management, requires a strong understanding of the creative process and mutual respect for artistic freedom. I've found the need to drive creativity without hampering it is a distinctive trait of creative project management,” emphasizes Ferruggia. “A typical example of creative project management could be managing a website design project. While the goals and deadlines may be similar to any other project, the variables like design variations, creative freedom, and iterations are unique, adding a different layer of complexity.”
Oscar Ramírez highlights differences between agencies and internal teams when it comes to project delivery and evaluation. "When managing internal creative teams, controlling processes is easier. You can iterate deliverables more frequently and quickly relaunch if something goes wrong — that often means fixing issues within minutes. In contrast, at an agency, where you lack control over internal mechanisms such as website management or direct access to technical support, you might have to wait for the next website update cycle to make changes.
Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design
“At an agency, you need to use metrics and KPIs to assess success and justify your changes, or you risk losing a contract,” he added. “The extent of measurements, the team's structure, and the KPIs you establish are crucial. Additionally, the documentation required to manage your processes becomes more detailed the less control you have over a project. In contrast, in-house teams often need less documentation because they have greater control over internal factors than agencies do.”
In real-life creative project management, flexibility is not just beneficial, it's essential. Cinthya Ramirez notes that creative work requires a management approach that accommodates unexpected changes without compromising the project timeline. She uses flexible scheduling rather than fixed deadlines in order to create broader time frames, so she can account for the variability in creative tasks.
"As a creative project manager, I've learned the importance of setting realistic expectations,” says Cinthya Ramirez. “For instance, while we might plan to complete the initial phase in a week and then proceed to stakeholder reviews, the reality is that the feedback could lead to significant changes. It’s crucial to understand that sometimes, regardless of our initial plans, we may need to extend timelines to accommodate these changes. This flexibility allows us to manage projects more effectively, ensuring that all parties understand the fluid nature of creative work and the potential need for adjustments."
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Was ist kreatives Projektmanagement?
Kreatives Projektmanagement ist ein Prozess, bei dem Teamleiter die Arbeit eines Projekts organisieren und verwalten und gleichzeitig die organische Art und Weise fördern, wie kreative Ideen zum Leben kommen.
Kreatives PM, ein noch recht neuer Zweig der Projektmanagementdisziplin, hat bisher wenig Daten darüber generiert, was funktioniert und was nicht. Im Zuge der Weiterentwicklung von Best Practices ist jedoch eines bereits sicher: Sie brauchen einen Ansatz, der zu Ihrem Team passt. Zwei Erfolgsgeheimnisse bestehen darin, inspirierend zu sein, damit Sie Ihr Team motivieren und sich in der Kommunikation mit Ihrem Team und Ihren Kunden auszeichnen können.
Im Gegensatz zum kreativen Projektmanagement ist traditionelles Projektmanagement ein Prozess, der die Arbeit in einem Bauprojekt oder in der Softwareentwicklung initiiert, plant, ausführt, kontrolliert und abschließt. Aber es funktioniert nicht mit kreativen Menschen, die Marketing- oder Werbeprojekte entwerfen. Trotzdem müssen diese beiden Stile sich nicht gegenseitig ausschließen – sie können zusammenarbeiten, um Ihr Unternehmen und Ihren Erfolg zu bestärken.
Das traditionelle Projektmanagement folgt von Anfang bis Ende einer klaren Roadmap, die Rollen, Aufgaben, Tools und Ressourcen identifiziert. Im Laufe der Jahre haben Projektmanager einen formellen End-to-End-Prozess etabliert und entwickelt, der in der Fertigung und Verteidigung verwendet werden kann, wie zum Beispiel für das Polaris-Raketen- und U-Boot-Programm der U.S. Navy.
Kreative Projekte bauen jedoch keine Brücken oder Gebäude. Werbeagenturen, Kreativstudios und Marketingabteilungen sind voller Mitarbeiter mit Ideen. Da kreative Projekte nicht an technischen Spezifikationen gemessen werden, haben Projektmanager aus anderen Branchen oft mit kreativen Projekten zu kämpfen.
Die Vorteile eines starken kreativen Projektmanagements
Ein starkes Management kreativer Projekte wird Ihr Unternehmen und Ihr Team wachsen lassen. Ohne Prozess hat die Kreativität freien Lauf – Ihr Team kann sich dabei festfahren, Ideen zu verfolgen, die den Bedürfnissen Ihrer Kunden nicht entsprechen oder es gelingt nicht, die Arbeit abzuschließen.
Kreatives Projektmanagement verändert Ihre Erfolgsquote. Ein zuverlässiger Prozess hilft Ihnen, Folgendes zu tun:
- Leiten Sie ein Projekt an.
- Verwenden Sie solide Geschäftsanalysen.
- Minimieren Sie Risiken.
- Verwalten Sie Ressourcen sinnvoll.
- Kontrollieren Sie die Qualität Ihrer Leistungen.
Kreatives PM gibt Ihrem Team auch mehr Kontrolle über seine Zeit, indem es den Teammitgliedern hilft, Folgendes zu vermeiden:
- Ideen außerhalb des Arbeitsumfangs verfolgen
- Von den Details des Projektmanagements abgelenkt werden
- An zu vielen Sitzungen teilnehmen
- Über ihre Rolle hinausgehen
- Die Arbeit anderer Mitarbeiter im Team erledigen
Was sind die Herausforderungen im kreativen Projektmanagement?
Kreatives Projektmanagement steht vor einzigartigen Herausforderungen. Im Folgenden besprechen wir die Hindernisse, mit denen Sie konfrontiert sind, und wie Sie sie bewältigen können.
Kunden haben unrealistische Erwartungen
Kreative Projekte unterscheiden sich von typischen Produkten. Kunden bei kreativen Projekten sind auch anders – Sie haben es nicht mit einem Unternehmen zu tun, das ein neues Parkhaus möchte. Sie wissen vielleicht, was sie wollen, aber nicht, was sie brauchen, oder sie können nicht einmal erklären, was sie wollen – sie wollen nur etwas, das die Ergebnisse verbessert. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, mit diesen Kunden zu arbeiten:
- Hören Sie zu: Erhalten Sie ein klares Verständnis ihrer Schmerzpunkte, Bedenken und Herausforderungen. Wenn Sie sich in ihre Probleme einfühlen, können sie zusammenarbeiten, um klarere, realistischere Ziele zu setzen. Dies wird Ihnen letztendlich helfen, das zu produzieren, was sie brauchen, und nicht nur etwas, das Sie ihnen verkaufen können.
- Bildung: Eines der wichtigsten Dinge, das Sie tun werden, ist das Onboarding von Kunden. Dieser Prozess gibt den Ton für Ihre Beziehung vor. Erklären Sie in dieser Zeit den kreativen Prozess, helfen Sie ihnen zu verstehen, wie lange es dauert, um die gewünschten Leistungen zu produzieren, und legen Sie Erwartungen fest, wie sie während Ihrer Partnerschaft klares Feedback geben sollten.
- Gespräche: Haben Sie jemals bei einem Meeting festgestellt, dass jeder unterschiedliche Visionen vom Endprodukt hat? Halten Sie das Projekt auf Kurs, indem Sie frühzeitig und häufig Input erhalten. Führen Sie regelmäßige Status-Meetings durch und verwalten Sie die Erwartungen bezüglich Änderungen und Zeitplänen.
Ressourcen sind nicht austauschbar oder skalierbar
Sie können einen Kreativdirektor nicht durch einen anderen ersetzen, wie eine Glühbirne. Jede kreative Person ist anders, mit unterschiedlichen Ansätzen, Denkweisen und Fähigkeiten bei der Zusammenarbeit mit anderen.
Ebenso können Sie eine Werbekampagne nicht fünfmal schneller erstellen, indem Sie einem Projekt die fünffache Anzahl an Personen hinzufügen. Und Sie können ein Designproblem sicherlich nicht lösen, indem Sie einfach mehr Mitarbeiterstunden dafür einplanen. Mehr Mitarbeiter können zu mehr Kreativität führen, aber wenn Sie Teammitglieder hinzufügen, erhöhen Sie auch die Zeit, die Sie mit Brainstorming, der Aussortierung von Ideen und dem Verwalten der Teamdynamiken verbringen.
Ebenso sind kreative Projektleistungen keine Widgets, die schnell produziert werden können, wenn Sie Teammitglieder austauschen oder dem Problem mehr Personen zuweisen. Wenn Sie ein Projekt beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Mitarbeiter in den richtigen Rollen mit der richtigen Teamchemie haben. Nutzen Sie Ihre emotionale Intelligenz, um die richtige Mischung zusammenzustellen.
Neue Technologie stört konventionellen Arbeitsablauf
Technologie gibt Ihnen Schnelligkeit und Flexibilität. Es verändert die Art und Weise, wie Sie an kreativen Projekten zusammenarbeiten, sie überprüfen und verfeinern. Cloudbasierte Technologie kann folgende Vorteile bieten:
- Automatisieren des routinemäßigen Projektmanagements.
- Verbesserte Kommunikation.
- Soziale Zusammenarbeit fördern.
- Bieten Sie mobile Tools an, damit Teams remote arbeiten können.
- Stellen Sie Echtzeit-Berichte zur Verfügung.
Neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) haben das Potenzial, die Art und Weise, wie Sie kreative Inhalte produzieren, zu verändern. Zum Beispiel hat Google ein KI-Experiment namens Sketch-RNN eingesetzt, mit dem Sie mit einem neuronalen Netzwerkmodell zeichnen können (d. h. ein komplexes mathematisches System, das Aufgaben durch die Analyse von Daten erlernen kann). Augmented und Virtual Reality bieten völlig neue Plattformen für Content-Creator. In den letzten Jahren haben Lowe's, Home Depot und Ikea Apps entwickelt, damit Sie sehen können, wie ihre Produkte in Ihrem Büro oder zu Hause aussehen werden.
Kreative Projektmanager können cloudbasierte Technologie verwenden, um das Beste aus ihrer Zeit und ihrem Team herauszuholen. Sobald Sie Routineaufgaben automatisiert haben, haben Sie mehr Zeit, sich auf die Zukunft der Content-Erstellung zu konzentrieren und Ihren Wettbewerbsvorteil zu behalten.
Welche Fähigkeiten benötigt ein kreativer Projektmanager?
Projektmanager mit Fokus auf der linken Gehirnhälfte, die sich auf Zahlen und Leistungen konzentrieren, können mit den Kreativen mit Fokus auf der linken Gehirnhälfte kollidieren, die ständig neue Ideen hervorbringen. Wie können Sie im kreativen Projektmanagement erfolgreich sein? Hier sind die wichtigsten Fähigkeiten für kreative Projektmanager:
- Multidiszipliniert sein: Kreatives Projektmanagement umfasst nicht mehr nur ein Fachgebiet. Kreative Projektmanager müssen Projekte für Print-, digitale und interaktive Plattformen sowie Werbung, Veranstaltungen, Marketing, Werbeaktionen und Technologie verstehen.
- Sehen Sie das Gesamtbild und alle Details: Das gesamte Projekt ist größer als die Summe seiner Teile. Um ein Projekt effektiv zu verwalten, machen Sie einen Schritt zurück, um das Ziel zu sehen, und betrachten Sie es näher, um die Details zu sehen.
- Seien Sie ehrlich und handeln Sie mit Integrität: Gute Führungskräfte sind transparent. Sie teilen, was sie wissen, sie halten ihre Versprechen ein und geben nicht so schnell auf. Möchten Sie Integrität in Ihrem Team? Führen Sie, und sie werden folgen.
- Seien Sie flexibel: Nur wenige kreative Projekte bleiben von Anfang bis Ende gleich. Die Dinge ändern sich. Eine flexible Einstellung und ein flexibler Prozess helfen Ihnen, sich anzupassen und agil zu bleiben.
- Seien Sie kreativ: Denken Sie über den Tellerrand hinaus, wenn Sie Probleme lösen. Halten Sie Ihre Team-Meetings im Freien ab. Legen Sie Zieltermine fest und nicht konkrete Fristen. Bieten Sie kreative Belohnungen für hochwertige Arbeit.
- Nehmen Sie sich selbst und andere wahr: Erfolgreiche kreative Projektmanager sind sich ihrer Gefühle und der Emotionen anderer bewusst. Sie werden bessere Entscheidungen treffen, wenn Sie sich Ihrer Stimmung, Ihrer Reaktionen und Ihrer Entscheidungsfindung bewusst sind. Geben Sie besseres Feedback, fördern Sie ein Gefühl von Stabilität und helfen Sie Ihrem Team, sein volles Potenzial auszuschöpfen.
- Haben Sie bereits Erfahrung mit Kreativen: Der traditionelle Projektmanagementansatz funktioniert nicht mit kreativen Menschen, die versuchen, kreative Produkte zu erstellen. Ein kreativer Projektmanager weiß, dass einige Mitglieder des Teams hyperfokussiert und detailorientiert sind, während andere eher improvisieren, ohne ein Gefühl für Fristen oder Umfang. Die meisten Kreativen identifizieren sich mit ihrer Arbeit – dies kann sie sehr sensibel für Feedback machen, insbesondere für Kritik an ihrer Arbeit. Das Management wird weniger entmutigend erscheinen, wenn Sie wissen, wie Sie an diese Persönlichkeiten herangehen.
- Konflikte friedlich und produktiv lösen: Konflikte können bei jedem Projekt auftreten, in dem Menschen zusammenarbeiten. Wir sind alle Menschen. Konflikte können sogar Teil des kreativen Prozesses sein, beim Brainstorming und bei der Verfeinerung von Ideen. Konflikte dürfen sich jedoch nicht verfestigen. Projektmanager müssen die Spannungen im Team lösen, bei Bedarf Schiedsrichter spielen, Gemeinsamkeiten finden und den Respekt wiederherstellen. Ein Team mit einer toxischen Atmosphäre liefert keine hochwertige Arbeit und belastet die Kultur Ihres gesamten Unternehmens. Um das abzumildern, lernen Sie, wie Sie ein Meister der Kommunikation werden.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden mit Branchenkenntnissen: Schaffen Sie Glaubwürdigkeit, indem Sie die Trends bei Marketing und Werbung kennen. Machen Sie sich mit den neuesten Technologie-Tools vertraut, die Ihnen helfen, Projekte zu verwalten, die Kreativität zu fördern und Projekte genau vorherzusagen.
- Denken Sie an Projektmanagementzertifizierungen: Mit einer professionellen Zertifizierung können Sie Ihr Vorgehen, Ihren Ruf und Ihren Wert verbessern. Das Project Management Institute (PMI) ® bietet Programme für eine Reihe von Projektmanagement-Profis an. Brainmeasures hat ein Programm, das speziell für kreative Projektmanager entwickelt wurde. Und viele Universitäten bieten Online-Programme für vielbeschäftigte Profis an.
Best Practices für kreatives Management
Projektmanager müssen zum einen Teil kreativ und zum anderen Teil Manager sein. Stellen Sie Kreativität bei jedem Projekt in den Mittelpunkt. Werden Sie ein Meister des kreativen Denkens, besonders wenn Sie aus einem traditionellen Projektmanagement-Hintergrund kommen und nicht der Meinung sind, dass Sie auf Kreativität eingestellt sind. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, um Ihr eigenes kreatives Denken zu fördern:
- Seien Sie neugierig: Fragen Sie sich, warum – egal ob es sich um ein Problem handelt, auf das Sie bei Ihrem Projekt stoßen, oder ob es sich um einen Stau auf dem Heimweg von der Arbeit handelt. Warum ist das passiert?
- Erweitern Sie Ihre Interessen: Lesen Sie ein Buch oder schauen Sie sich einen Film außerhalb Ihres normalen Fachgebiets an.
- Schreiben Sie es auf: Haben Sie ein Notizbuch oder eine Datei mit Ihren Fragen, Ihren Ideen und den lustigen Fakten, die Sie gelernt haben.
- Haben Sie Spaß: Nehmen Sie sich eine Auszeit, um Körper und Geist Freiraum zu geben. Gehen Sie spielerisch bei der Arbeit vor und haben Sie ein paar Spielzeuge in Ihrem Arbeitsbereich.
Als Manager stellen Sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt des Projekts. Kreatives Management erfordert Empathie. Sie müssen die Perspektiven und Probleme der kreativen Menschen um Sie herum verstehen.
Teams sind voll mit kreativen Typen: künstlerische Leiter, Grafiker, Fotografen, Designer und Texter. Ihre Aufgabe besteht darin, verschiedene kreative Persönlichkeiten zu fördern und ihre Eigenheiten und Merkmale zu verstehen. Hier sind einige Dinge, die Sie über Kreative wissen sollten:
- Sie wollen Roadmaps, nicht Mikromanagement. Sagen Sie ihnen, was Sie im Projekt wollen, und nicht, wie sie es tun sollen.
- Sie sind sehr in ihre Arbeit involviert und nehmen sie persönlich. Verwenden Sie eine umsichtige Anleitung mit einer gesunden Portion Lob, wenn Sie Feedback geben.
- Sie brauchen ein klares Feedback. Wenn Ihnen etwas nicht gefällt, erklären Sie, was hinter Ihrer Reaktion steckt. Ist das Design zu vollgepackt? Hat der Text zu viel Jargon oder Klischees? Verwenden Sie eine objektive Sprache anstatt voreingenommene Aussagen.
- Inspirationen finden nicht auf Abruf statt. Geben Sie Content-Erstellern die Zeit und den Raum, den sie brauchen. Manchmal sieht es so aus, als ob sie nichts tun, doch im Innern nehmen kreative Ideen Form an.
- Sie sind visuelle Denker, die vielleicht nicht in der Lage sind, Ideen in Worte zu fassen. Sie müssen ihr Anwalt, Übersetzer oder Vermittler sein, wenn ihre Arbeit nicht den Erwartungen eines Kunden entspricht.
- Sie haben häufig neue Ideen, und sie müssen sie mit anderen Mitgliedern des Teams besprechen. Seien Sie aufgeschlossen, ob eine Idee Ihr Projekt verbessert. Es kann sogar das Projekt ändern. Aber seien Sie auch bereit, Nein zu sagen, wenn es nicht funktioniert.
- Grenzen fördern die Kreativität. Seien Sie sich über den Arbeitsumfang oder die Einschränkungen des Projekts klar und beobachten Sie, wie sie erkunden, was innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen möglich ist.
Best Practices für kreatives Projektmanagement
Im Gegensatz zu herkömmlichen Best Practices im Projektmanagement erfordern die Best Practices für kreative PM die folgenden Faktoren: kreative Arbeit ist subjektiv; kreative Projekte sind einzigartig; kreative Projekte erfordern besondere Kommunikationsfähigkeiten; die Ziele eines kreativen Projekts sind oft undefiniert; kreative Projekte verlassen sich auf Zusammenarbeit; und kreative Projekte ändern sich häufig.
Das konventionelle Projektmanagement hingegen bietet eine Roadmap, die ein Projekt und seine Komplexität definiert. Sie rüstet Manager aus, um alle Anforderungen eines Projekt zu erfassen und dessen Fortschritte in fünf Phasen zu überwachen:
- Initialisierung
- Planung
- Ausführung
- Steuerung und Kontrolle
- Abschließen
Mit diesem Prozess können Projektmanager Zeitabläufe einhalten, das Budget überwachen, Scope-Creep-Probleme lösen und den Erfolg vorantreiben. Kreatives Projektmanagement organisiert und verwaltet auch die Arbeit, aber es fügt noch einen weiteren Faktor hinzu: die Förderung der organischen Art und Weise, wie kreative Ideen zum Leben erwecken.
Wie unterscheidet sich kreatives Projektmanagement vom traditionellen Ansatz?
Wie bei traditionellen Projekten sind kreative Projekte zeitgebunden – sie haben Start- und Enddaten. Neben der Erfüllung dieser Zeitbeschränkungen müssen Sie auch Kosten und Arbeiten innerhalb dieser Grenzen verwalten. Kreative Projekte hängen oft auch mit Aufgaben und Aktivitäten zusammen, die voneinander abhängen.
Auf andere Weise kann herkömmliches Projektmanagement für kreative Projekte unzureichend sein:
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Kreative Arbeit ist subjektiv: Kreative Arbeit ist schwer zu quantifizieren. Es gibt nur wenige Messzahlen oder wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für ein gutes Designs Nichts übertrumpft qualitativ hochwertige Arbeit, aber „Qualität“ ist schwer zu definieren. Legen Sie Kriterien mit objektiver Sprache fest, aber lassen Sie Platz für die Weiterentwicklung des kreativen Prozesses während des Projekts.
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Kreative Projekte sind einzigartig: Sie können ähnlich sein wie andere Projekte, aber sie sind nie identisch. Eine Werbekampagne kann auf Elementen einer anderen aufbauen, aber jedes Projekt ist einzigartig und Sie müssen jedes entsprechend angehen.
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Kreative Projekte erfordern besondere Kommunikationsfähigkeiten: Sie müssen das, was Ihre Kunden brauchen, in bestimmte Aufgaben übersetzen, die das Team erledigen kann. Wenn Sie das Projekt verwalten, benötigen Sie ein gemeinsames Vokabular, damit Sie erklären können, was funktioniert und was nicht.
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Die Ziele eines kreativen Projekts sind oft undefiniert: Die Vorgaben Ihres Projekts werden von den Zielen des Projekts bestimmt. Sie müssen spezifisch und messbar sein. Eine Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen, besteht darin, den SMART-Prozess zu befolgen: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden. Erfahren Sie mehr über das Schreiben von SMART-Zielen und verwenden Sie diese Vorlage, um Ihnen zu helfen.
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Kreative Projekte verlassen sich auf Zusammenarbeit: Im Gegensatz zu technischen Projekten, die in der Regel einem einfachen Prozess folgen, fließt Kreativität, wenn Sie die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt stellen. Bei erfolgreichen Projekten arbeiten alle zusammen, denn die Zusammenarbeit ist in jede Facette des Teams integriert. Binden Sie Teammitglieder bei der Festlegung von Zielen und bei der Bewertung und Zuweisung von Rollen mit ein. Fördern Sie die weniger engagierten und introvertierten Mitglieder des Teams. Ermutigen Sie ältere Mitglieder Ihres Teams, die weniger erfahrenen Mitarbeiter zu betreuen. Vom Kickoff-Meeting (wenn Sie Ihre Abteilungen mit den Projektzielen in Einklang bringen) bis hin zur abschließenden Präsentation können Sie die Zusammenarbeit mit regelmäßigen Teambesprechungen und kleineren Gruppenbesprechungen überwachen.
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Kreative Projekte ändern sich häufig: Kunden können ihre Meinung darüber ändern, was sie wollen. Teammitglieder haben möglicherweise eine bessere Vorstellung von der Richtung des Projekts. Die Vision Ihrer Stakeholder passt möglicherweise nicht zu der Kreativität Ihres Teams. Während Änderungen in jedem Projekt unvermeidlich sind, kann ein starkes Onboarding für Kunden ihnen helfen, später Überraschungen zu vermeiden. Lassen Sie gleichzeitig genügend Platz für kreative Flexibilität im Projekt. Verpflichten Sie sich nicht zu so vielen Besonderheiten, dass Ihr Team nicht in der Lage ist, seine beste Arbeit zu leisten.
Wie Sie kreatives Projektmanagement optimieren
Das Projektmanagement gliedert ein Projekt in fünf Phasen: Initiierung oder Ideenfindung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Projektabschluss. Auch wenn ein Projekt kreativ ist, braucht es dennoch einen Prozess. Hier finden Sie Möglichkeiten, diese Schritte für Ihr Projekt zu optimieren.
- Initiierung/Ideenfindung: Ein Kreativ-Briefing ist die Grundlage für Ihr Projekt. Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen, um die Ziele und Vorgaben des Projekts, das Gesamtbudget und den Zeitplan sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten zu identifizieren. Verwenden Sie diese Kreativ-Briefing-Vorlage für Kunden, um loszulegen: Sie bietet einen kreativen Überblick und bietet Platz für die Kontaktinformationen des Kunden sowie Platz für die Beschreibung des Projektbudgets, des Überblicks, der Ziele und der Marketingrichtlinien.
Vorlage für Kunden-Kreativ-Briefing herunterladen
- Planung: Sobald Sie die Ziele und Vorgaben identifiziert haben, ist es an der Zeit, zu planen, wie Sie dorthin gelangen. Sie möchten Ihre Aufgaben organisieren, einen Zeitplan erstellen, die Kosten abschätzen und Risiken identifizieren. Verwenden Sie diese vorgefertigte Vorlage für einen Marketingplan, um den Zweck Ihres Unternehmens sowie seine strategischen Ziele, den Zielmarkt und die Leistungsstandards zu skizzieren, um sicherzustellen, dass Sie einen gründlichen und bewussten Handlungsplan haben.
Marketingplan-Vorlage herunterladen
- Ausführung: Sie haben den Plan – jetzt ist es an der Zeit, die Arbeit zu erledigen. Ein Projekt-Tracker hilft Ihnen zu erkennen, ob Sie im Zeitplan und im Budget sind oder wo Engpässe oder Risiken bestehen. Mit einem Dashboard für Projektmanagement sind Führungskräfte stets auf dem Laufenden über die komplexen Einzelzeiten jedes Projekts und können sie sich in einer Momentaufnahme anzeigen lassen. Mit Diagrammen, die den Gesamtaufgabenstatus, das Budget und die ausstehenden Posten eines Projekts darstellen, sowie Platz für die Zuweisung von Aufgaben und vieles mehr bieten, macht es dieses Dashboard einfach, aktuelle Projektstatusberichte zu erstellen oder Informationen mit Teammitgliedern zu teilen.
Vorlage für Projektmanagement-Dashboard herunterladen – Excel
- Überwachen und kontrollieren: Projekte – insbesondere kreative Projekte – entwickeln sich weiter, während Sie die Arbeit erledigen. Gute Kundenfeedback- und Genehmigungstools stellen sicher, dass alle Zugriff auf die gleichen Informationen haben und Sie im Rahmen des Projekts bleiben. Mit der Projekt-Tracker-Vorlage können Sie Aufgaben, Status, Priorität, zu erbringende Leistungen, Fälligkeitstermine, Kosten, Stundenaufwand und mehr für Ihr gesamtes Projekt hinzufügen. Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, hilft Ihnen die Vorlage für den Projekt-Tracker, alles übersichtlich und gut zu organisieren.
Vorlage für Projekt-Tracker herunterladen
- Abschluss: Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, zu bewerten, was funktioniert hat, was nicht und was für das nächste Projekt verbessert werden kann. Bringen Sie das Team (oder zumindest wichtige Mitglieder) zusammen, um den Erfolg zu feiern, die gelernten Erkenntnisse zu identifizieren und die Leistung aller Phasen des Projekts zu analysieren. Diese Postmortem-Vorlage führt Sie durch die zu stellenden Fragen. Sie hebt Projektdetails wie Errungenschaften, Problembereiche, gelernte Lektionen und mehr hervor, um den Prozess der Analyse der Leistung aller Elemente des Projekts zu erleichtern.
Projekt-Postmortem-Statusberichtsvorlage herunterladen
Kreatives Online-Projektmanagement kann Folgendes tun: Ihr Projekt reibungsloser laufen lassen, Ihre Effizienz verbessern, die Zusammenarbeit fördern und die Kreativität maximieren, und das alles bei gleichzeitiger Gewährleistung des Prozesses. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Projektmanagement-Software und wie Sie die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse und Ihr Unternehmen finden.
Projektmanagement für Kreativteams
Projektmanager leiten die Arbeit, aber das Team erweckt Projekte zum Leben. Daher hängt Ihr Erfolg davon ab, ein Umfeld zu schaffen, das Kreative und die Zusammenarbeit fördert. Die Unternehmenskultur ist entscheidend, um Transparenz und Austausch zu schaffen. Die geheimen Zutaten sind Ihre Vision und Philosophie, um Menschen zusammenzubringen und allen eine Stimme zu geben.
Dieser Ansatz zeigt sich darin, wie Sie Ihren kreativen Workflow einrichten. Sie müssen Rollen und Verantwortlichkeiten klarstellen, um Doppelarbeit oder Konflikte zu vermeiden und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern. Wenn Sie den Workflow planen, um den Projektumfang zu unterstützen, sollten Sie Platz für Kreativität und Effizienz schaffen. Und denken Sie an Software-Tools, die am besten für die Struktur und den Stil Ihres Teams geeignet sind. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Erstellung und Implementierung eines kreativen Arbeitsablaufs für Ihr Unternehmen.
Projektmanagement für Kreativagenturen
Erfolgreiche Kreativagenturen haben zuverlässige Prozesse entwickelt, sodass sie vermeiden, bei jedem Projekt bei null zu beginnen. Der Prozess einer Agentur hängt jedoch von den Kundenanforderungen ab. Die erfolgreichsten Agenturen sind fanatisch über ihren Prozess, weil sie gelernt haben, was funktioniert.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess Ihre zentralen Werte für Kommunikation und Zusammenarbeit widerspiegelt und dass er Folgendes umfasst:
- Ein Meeting- und Feedback-Zeitplan, der Kunden in jeder Phase einbezieht
- Regelmäßige Statusaktualisierungen für interne und externe Stakeholder
- Ein Hauptkontaktpunkt zwischen dem Kunden (extern) und Ihrem Team (intern)
- Ein Agentur-Projektmanager, der bei jedem Schritt des Prozesses involviert ist
- Recherchieren Sie für Ihr Projekt, das qualitative Daten aus der Datenbank Ihrer Agentur abruft und Daten aus anderen Quellen analysiert
Beschleunigen Sie Ihren Content-Prüfungsprozess mit Smartsheet
Mit Smartsheet und Adobe kann Ihr Team Ihre Prozesse straffen, die Produktion skalieren und eine nachhaltige pünktliche Lieferung Ihrer wirkungsvollen Ressourcen sicherstellen – auch wenn sich die Content-Landschaft in Zukunft weiter verändert. Beginnen Sie Ihren Überprüfungsprozess direkt in Smartsheet, indem Sie Ihre aktuellen Arbeiten als Nachweis hochladen und Feedback von allen Stakeholdern innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens anfordern, sodass Sie schnell und effektiv arbeiten können, um Ihre Ressourcen termingerecht zu liefern.